Cuándo esperar su W-2 de su antiguo empleador—y qué sucede si llega tarde

La temporada de impuestos trae un dolor de cabeza familiar: rastrear toda la documentación que se supone que su empleador debe enviar. Si dejó un trabajo este año, probablemente se esté preguntando cuándo recibe los formularios W-2 y qué recursos tiene si su antigua empresa se retrasa.

Aquí está la respuesta directa: los empleadores deben enviar los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero del año fiscal siguiente. Si esa fecha cae en un fin de semana o festivo, se traslada al siguiente día hábil. Ese plazo te da tiempo para presentar tu declaración antes de la fecha límite de presentación del 15 de abril. Pero, ¿qué pasa si aún estás esperando?

Qué Hay Dentro de Tu W-2 y Por Qué Es Importante

Tu W-2 no es solo otra pieza de correo, es crucial para que tu declaración de impuestos sea correcta. Este formulario informa tus salarios, propinas y otras compensaciones del año. También muestra el impuesto sobre la renta federal retenido de tus cheques de pago, además de tus contribuciones al Seguro Social y Medicare. Si trabajaste en un estado con impuestos sobre la renta, esas retenciones también aparecerán aquí, junto con cualquier contribución a planes de jubilación o primas de seguros de salud pagadas antes de impuestos.

El IRS también recibe una copia de tu W-2. Si los ingresos que reportas no coinciden con lo que está en tu formulario, o si omites la presentación por completo, espera que el IRS se comunique contigo.

Pasos a seguir si aún no lo has recibido

Contacta primero a tu antiguo empleador. Comunícate con el departamento de recursos humanos o de nómina; ellos son los que emiten estos formularios. Pídeles que lo envíen y confirmen tu dirección o correo electrónico actual, especialmente si te has mudado desde que dejaste el trabajo.

Verifique el acceso en línea. Muchas empresas ahora ofrecen W-2 a través de un portal seguro para empleados. Inicie sesión y descárguelo directamente si esa opción existe.

Llame al IRS si su empleador no está cooperando. Si las solicitudes repetidas son ignoradas, comuníquese con el Servicio de Impuestos Internos al 1-800-829-1040. Tenga a mano su número de Seguro Social, la información de contacto de su empleador anterior, las fechas de empleo y una estimación de sus ganancias basada en su último talón de pago.

¿Cortando el tiempo? Extensiones de archivo y soluciones alternativas

Si la fecha límite del 15 de abril se acerca y aún no tienes tu W-2, tienes dos caminos a seguir.

Opción 1: Solicitar una extensión para la presentación. Usa el Formulario 4868 para obtener seis meses adicionales. Pero recuerda: esto extiende tu fecha límite de presentación, no tu fecha límite de pago. Si debes impuestos, estima tu factura usando tu último recibo de pago y págala antes del 15 de abril de todos modos. Una vez que tengas más tiempo, solicita un Transcripto de Salarios e Ingresos del IRS, aunque espera esperar hasta junio o julio para que llegue.

Opción 2: Archivo con un formulario sustituto. Complete el Formulario 4852 (Sustituto del Formulario W-2) y estime sus ingresos y los impuestos retenidos de la manera más precisa posible. Tenga en cuenta que si el W-2 real difiere significativamente de sus estimaciones, es posible que necesite enmendar su declaración más tarde. Considere trabajar con un experto en impuestos si no está seguro.

Las Penalizaciones que Enfrentan los Empleadores por Perder Plazos

Los empleadores que ignoran sus obligaciones de presentación del W-2 no se libran fácilmente. El IRS impone multas por formulario sin límite:

• Hasta 30 días de retraso: $60 por formulario
• 31 días hasta el 1 de agosto: $120 por formulario
• Después del 1 de agosto o no presentado: $310 por formulario
• Desconsideración intencional: $630 per form

Aquí está cómo se suma esto: imagina una empresa con 10 empleados que espera hasta septiembre para enviar los W-2. Dado que las sanciones se aplican por formulario (uno a la IRS, uno a cada empleado), eso es $310 duplicado, o $620 por empleado. Para 10 empleados, la sanción total alcanza $6,200—antes de que comiencen los cargos por intereses, lo que solo aumenta lo que la empresa debe.

Estas sanciones sustanciales existen para garantizar que empleados como tú realmente reciban la documentación necesaria para presentar de manera precisa. Así que si tu empleador no ha enviado tu W-2 hasta ahora, sabe que tienes herramientas legítimas para presionar y presentar tu declaración a tiempo.