Мастер написания чеков: Полное руководство по безопасному управлению этим классическим методом платежа

В эпоху, когда доминируют цифровые банки и мобильные платежные приложения, чеки остаются удивительно актуальными. Независимо от того, оплачиваете ли вы счета, получаете бизнес-платежи или управляете транзакциями с организациями, которые все еще предпочитают традиционные методы, знание того, как правильно выписывать чек, является важным финансовым навыком. Этот комплексный гид охватывает все, от начальных шагов до продвинутых практик безопасности.

Понимание вашего чека: три критических числа

Перед тем как выписать чек, вам необходимо найти три основных идентификатора в вашем чековом книжке:

Номер маршрутизации - Каждое финансовое учреждение имеет уникальный девятизначный идентификационный код. Банки используют этот номер для правильной обработки транзакций, и он имеет решающее значение для любых онлайн-банковских операций, которые вы инициируете.

Номер вашего счёта - Это ваш личный идентификатор расчётного счёта, который отличает ваш счёт от тысяч других в том же банке.

Номер чека - Каждый физический чек имеет последовательный номер, который появляется в правом верхнем углу и снова после вашего номера счета. Это помогает вам отслеживать, какие чеки вы выписали.

Как написать чек: пошаговый процесс

Важно правильно разобраться в деталях. Вот что вам нужно сделать:

Поле даты - Укажите сегодняшнюю дату в верхнем правом углу. Это информирует получателя о том, когда чек был выписан, и становится важным для ведения учета.

Информация о получателе - На строке “Получатель” укажите точное имя человека, бизнеса или организации, получающего платеж. Точность имеет критическое значение - ошибки в написании имен могут усложнить процесс депозита.

Числовая сумма - Введите сумму в долларах в поле справа. Разместите первую цифру как можно ближе к левому краю. Это предотвращает мошенников от добавления цифр перед вашей суммой (, превращая $100 в $2,100, например ).

Сумма к оплате - Ниже строки получателя пропишите сумму словами. Для чека на сумму $243.26 напишите “Двести сорок три доллара и 26/100.” Это имеет юридическую силу — если существуют расхождения между числовой и письменной суммами, письменная версия имеет приоритет.

Раздел заметок - Укажите, для чего чек ( номера счетов, данные о поставщике, налоговая информация). Хотя это не обязательно, такая запись помогает в будущем для справки и финансового учета.

Ваша подпись - Подпишите в правом нижнем углу. Без этой подписи ваш чек не имеет юридической силы. Ваша подпись представляет собой ваше разрешение на перевод указанных средств.

Практический пример: Заполнение чека для оплаты коммунальных услуг

Предположим, вам нужно заплатить вашей электрической компании 113,97 $. Ваше извещение указывает, что вы должны отправить платеж в ABC Electric. Вот как вам нужно заполнить чек:

• Дата: 1 июля 2022 (дата, когда вы отправляете это)
• Получатель: ABC Electric
• Количество: $113.97
• Сумма: Сто тринадцать долларов и 97/100
• Memo: Ваш номер счета ( обычно требуется коммунальными службами )
• Подпись: После проверки всей информации

Отправьте заполненный чек с любыми необходимыми документами по адресу, указанному в вашем выписке.

Практика безопасности при написании чека

Защита от мошенничества с чеками требует целенаправленных мер предосторожности:

Используйте постоянные чернила - Ручки предотвращают стирание или изменение информации на чеке, в отличие от карандашей или стираемых ручек.

Никогда не оставляйте пустые чеки - Избегайте написания незавершенных чеков или предварительной подписи чеков без заполнения всех данных.

Сначала укажите получателя и сумму - Не подписывайте ничего, пока не введёте имя получателя и сумму платежа.

Избегайте “Наличные” как получателя - Выписывание чеков на наличные создает уязвимость, так как любой может их обналичить.

Не оставляйте места для добавления цифр - Заполните чек полностью, чтобы предотвратить возможность вставки дополнительных цифр, особенно в поле суммы.

Отслеживайте каждый чек - Ведите реестр, документирующий номер чека, дату, получателя, описание и сумму. Используйте физический реестр, электронную таблицу или банковское приложение для мониторинга исходящих средств.

Сверка ежемесячно - Сравнивайте свои банковские выписки каждый месяц, чтобы выявить несоответствия и убедиться, что каждая транзакция учтена.

Поддержка чеков: Когда вы являетесь получателем

Когда кто-то дает вам чек, вы должны его подписать, прежде чем внести или обналичить его. Этот этап проверки защищает от мошенничества, подтверждая, что вы являетесь предполагаемым получателем.

Стандартная индоссамента - Просто подпишите свое имя на обороте. Это быстро, но наименее безопасно — любой, кто держит подписанный чек, потенциально может его обналичить.

Безопасное одобрение - Напишите “Только для депозита на счет номер XXXXXXXX”, затем подпишите ниже. Подождите до самого момента депозита, чтобы добавить свою подпись для максимальной безопасности.

Подтверждение третьей стороны - Если вы хотите передать чек другому человеку, напишите “Оплатить по приказу [Имя человека]” и подпишите. Обратите внимание, что не все банки принимают этот способ.

Бизнес-одобрение - Когда чек выписывается на вашу компанию, уполномоченный представитель должен подписать его с указанием своей должности и названия компании.

Несколько получателей - Если указано “Джейн и Джон Доу,” оба должны подписать. Если указано “Джейн или Джон Доу,” любой из них может подписать.

Мобильные депозиты - Многие банки требуют дополнительную пометку, такую как “Только для мобильного депозита” на обратной стороне. Проверьте приложение вашего банка на предмет конкретных требований.

Внесение вашего чека: доступные опции

Депозит в отделении - Посетите ваш местный банк с заверенным чеком и действительным удостоверением личности. Передайте его кассиру с депозитным бланком или устными инструкциями.

Депозит через банкомат - Большинство банкоматов принимают депозиты чеков. Сначала подпишите чек, затем следуйте инструкциям на экране. Некоторые требуют конверт для депозита.

Мобильный депозит - Откройте свое банковское приложение, выберите счет для получения, введите сумму и сфотографируйте как лицевую, так и обратную стороны чека. Храните физический чек до тех пор, пока средства не появятся на вашем счете, затем уничтожьте его.

Написание чека на свое имя

Это совершенно законно и служит альтернативным способом снятия наличных или способом перевода средств между вашими собственными счетами. Просто напишите ваше имя на строке получателя, заполните остальные данные и внесите его так же, как любой чек.

Заказ заменяющих чеков

Когда ваш текущий запас заканчивается, вам нужно будет заказать больше. Варианты включают:

Интернет-банк - Войдите на сайт или в приложение вашего банка, обычно найдя заказ чеков в разделе обслуживания клиентов или настроек аккаунта.

Банковский отдел - Посетите лично или позвоните в службу поддержки для помощи с заказом.

Поставщики третьих сторон - Независимые компании по печати чеков предлагают конкурентоспособные цены, хотя вам понадобятся ваш маршрутный номер, номер счета и другие банковские данные.

Имейте под рукой существующий чек при заказе — в нем содержится вся необходимая информация. Укажите номер вашего последнего чека, чтобы новая партия продолжала последовательность правильно. Стоимость варьируется в зависимости от сложности дизайна и поставщика.

Важные соображения для пользователей Check

Пост-дата чеки - Запись будущих дат на чеках является законной в большинстве юрисдикций, хотя законы штатов различаются. Некоторые люди используют это при досрочной оплате или если средства не будут зачислены к сроку.

Платежи IRS - Чеки должны быть выписаны на Казначейство США (, а не на IRS ) и включать ваше имя, адрес, номер телефона, номер социального страхования, налоговый год и номер формы.

Депозит чеков в банкоматах - Убедитесь, что ваш банк разрешает депозит чеков в банкоматах, прежде чем пытаться это сделать. Не все учреждения предлагают эту услугу.

Почему чеки все еще важны

Несмотря на цифровую революцию в банковской сфере, чеки остаются ценными для конкретных ситуаций, когда получатели требуют или предпочитают их. Понимание того, как правильно выписывать чек, и как безопасно с ними обращаться, обеспечивает уверенность в управлении такими транзакциями. В сочетании с правильным ведением учета и ежемесячной сверкой, выписывание чеков остается надежным компонентом комплексного финансового управления.