Получение формы W-2 от предыдущего работодателя: все, что вам нужно знать

Налоговый сезон приносит знакомую проблему: поиск всех необходимых документов для подачи декларации до дедлайна IRS. Если вы меняли работу в прошлом году, получение формы W-2 от вашего бывшего работодателя критически важно — и понимание правил может спасти вас от штрафов и задержек при подаче.

Понимание формы W-2: ваш основной налоговый документ

Что на самом деле показывает форма W-2?

Форма W-2, официально называемая «Заработная плата и налоговая отчетность», — это способ вашего работодателя сообщить IRS, сколько он вам заплатил и какие налоги удержал. Этот документ включает:

• Общая сумма компенсации: ваши зарплаты, чаевые и любые другие выплаты за год
• Федеральные удержания: точная сумма федерального подоходного налога, удержанного с каждой зарплаты на основе ваших выборов в W-4
• Налоги на социальное обеспечение и Medicare: взносы, сделанные за вас, которые формируют ваши кредитные баллы для пособий
• Штатные и местные налоги: любые применимые налоги на доход, удержанные из вашей зарплаты
• Дополнительные льготы и вычеты: информация о взносах в пенсионные фонды, страховые взносы на здоровье, оплаченные до налогообложения, и другие льготы для сотрудников

Ваш предыдущий работодатель обязан предоставить копии как вам, так и IRS. Точность этого документа напрямую влияет на соответствие вашей налоговой декларации записям IRS — несоответствия вызывают проверки и запросы.

Важный срок: когда вы должны получить свою W-2?

Объяснение дедлайна 31 января

Закон США обязывает всех работодателей отправлять формы W-2 сотрудникам до 31 января следующего года. Если 31 января выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Например, для налогового года 2023 все W-2, необходимые для отправки по почте или электронной доставки, должны быть получены к 31 января 2024.

Этот срок дает сотрудникам примерно 2,5 месяца на сбор документов и подготовку налоговой декларации до дедлайна 15 апреля.

Стратегии получения вашей W-2 от предыдущего работодателя

Шаг 1: Дайте время, но будьте бдительны

Если вы не получили свою W-2 к концу января, помните, что задержки по почте — норма для отправленных документов — они могут прийти через несколько дней после срока отправки. Однако, если уже прошла вторая половина февраля, а вы всё еще не получили её, действуйте.

Шаг 2: Свяжитесь с вашим бывшим работодателем

Обратитесь напрямую в отдел кадров или бухгалтерию. Предоставьте им:

• ваш текущий почтовый адрес или email
• даты вашего трудоустройства
• вежливую, но настойчивую просьбу о форме

Укажите, что IRS требует этот документ, и уточните предполагаемый срок доставки. Если вы переехали после увольнения, ваша W-2 могла быть отправлена по устаревшему адресу — это распространенная причина задержек.

Шаг 3: Проверьте онлайн-портал работодателя

Многие компании сейчас предлагают безопасный цифровой доступ к W-2 через порталы для сотрудников. Если ваш бывший работодатель предоставляет такую услугу:

• войдите, используя свои учетные данные
• скачайте форму сразу
• сохраните копию для своих записей

Это полностью исключает задержки по почте.

Шаг 4: Обратитесь в IRS

Если ваш предыдущий работодатель игнорирует ваши запросы, свяжитесь с IRS по телефону 1-800-829-1040. Будьте готовы предоставить:

• полное имя, адрес, номер социального страхования и телефон
• полную контактную информацию вашего бывшего работодателя
• даты начала и окончания работы
• оценку вашего годового дохода и федеральных удержаний (на основе вашего последнего платежного ведомости)

IRS займется получением недостающей формы за вас.

Что делать, если ждать больше нельзя: подача без формы W-2

Вариант А: запросить продление подачи

Подайте Форму 4868 для получения шестимесячного продления. Это даст вам время до 15 октября для подачи декларации. Важно: продление распространяется только на подачу, а не на оплату налогов. Оцените свою налоговую обязанность по платежным ведомостям и оплатите любую сумму до 15 апреля.

Когда появится больше времени, закажите у IRS Транскрипт заработной платы и доходов через ваш онлайн-аккаунт. Этот документ показывает, что именно ваш работодатель сообщил о вашем доходе и удержаниях. Обратите внимание, что получение этого транскрипта может занять до июня или июля.

Вариант Б: Используйте заменяющую форму

Заполните Форму 4852 (Заменяющая форма для W-2), чтобы максимально точно оценить ваш доход и удержания на основе платежных ведомостей. Помните: если позже ваша фактическая W-2 покажет значительно другие цифры, вам потребуется подать исправленную декларацию.

При сомнениях проконсультируйтесь с налоговым специалистом для обеспечения точности.

Что происходит, если работодатели не отправляют W-2: штрафы

Работодатели несут серьезные финансовые последствия за несоблюдение обязательств по подаче W-2. IRS налагает штрафы за каждую форму без верхней границы:

План штрафов 2024:

• До 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или не подана: $310 за форму
• Умышленное игнорирование: $630 за форму

Как штрафы увеличиваются

Вот важная деталь: штрафы начисляются за каждую форму как IRS, так и каждому сотруднику. Компания с 10 сотрудниками, отправляющими W-2 в сентябре, столкнется с:

• 10 форм × $310 = $3,100 для IRS
• 10 форм × $310 = $3,100 для сотрудников
• Итого: минимум $6,200

Добавьте проценты, и сумма быстро возрастет. Эта система стимулирует работодателей соблюдать дедлайн 31 января.

Итог

Получение вашей W-2 от предыдущего работодателя требует настойчивости, но при знании процесса — это просто. Ваш бывший работодатель обязан предоставить её по закону. Если возникают задержки, действуйте через прямой контакт, онлайн-порталы или помощь IRS. Если сроки подачи приближаются, продления и заменяющие формы — легальные альтернативы. Понимание своих прав и штрафов работодателей за несоблюдение помогает вам уверенно пройти налоговый сезон.