Quand s'attendre à recevoir votre W-2 de votre ancien employeur - et que se passe-t-il s'il est en retard

La saison des impôts apporte un mal de tête familier : retrouver tous les documents que votre employeur est censé envoyer. Si vous avez quitté un emploi cette année, vous vous demandez probablement quand vous recevrez vos formulaires W-2 et quels recours vous avez si votre ancienne entreprise traîne.

Voici la réponse simple : les employeurs doivent envoyer les formulaires W-2 aux employés avant le 31 janvier de l'année fiscale suivante. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, elle est reportée au prochain jour ouvrable. Cette échéance vous donne le temps de déposer votre déclaration avant la date limite de dépôt du 15 avril. Mais que faire si vous attendez toujours ?

Que contient votre W-2 et pourquoi c'est important

Votre W-2 n'est pas qu'un simple courrier : il est crucial pour bien déclarer vos impôts. Ce formulaire rapporte vos salaires, pourboires et autres compensations pour l'année. Il indique également l'impôt fédéral sur le revenu retenu sur vos chèques de paie, ainsi que vos contributions à la Sécurité Sociale et à Medicare. Si vous avez travaillé dans un État avec des impôts sur le revenu, ces retenues y apparaissent également, ainsi que les contributions à un plan de retraite ou les primes d'assurance santé payées avant impôt.

L'IRS reçoit également une copie de votre W-2. Si le revenu que vous déclarez ne correspond pas à ce qui figure sur votre formulaire, ou si vous omettez de déposer votre déclaration, attendez-vous à ce que l'IRS vous contacte.

Étapes à suivre si vous ne l'avez pas encore reçu

Contactez d'abord votre ancien employeur. Contactez le service des ressources humaines ou le service de la paie - ce sont eux qui émettent ces formulaires. Demandez-leur de l'envoyer et de confirmer votre adresse actuelle ou votre e-mail, surtout si vous avez déménagé depuis votre départ.

Vérifiez l'accès en ligne. De nombreuses entreprises fournissent désormais les W-2 via un portail sécurisé pour les employés. Connectez-vous et téléchargez-le directement si cette option existe.

Appelez l'IRS si votre employeur ne coopère pas. Si vos demandes répétées sont ignorées, contactez le Service des impôts internes au 1-800-829-1040. Ayez votre numéro de sécurité sociale, les coordonnées de votre ancien employeur, les dates d'emploi et une estimation de vos gains basée sur votre dernier bulletin de paie à portée de main.

Couper Trop Près ? Extensions de Fichier et Solutions de Contournement

Si la date limite du 15 avril approche et que vous n'avez toujours pas votre W-2, vous avez deux options.

Option 1 : Demander une prolongation de dépôt. Utilisez le formulaire 4868 pour obtenir six mois supplémentaires. Mais rappelez-vous : cela prolonge votre date limite de dépôt, pas votre date limite de paiement. Si vous devez des impôts, estimez votre facture en utilisant votre dernier bulletin de paie et payez-la d'ici le 15 avril de toute façon. Une fois que vous avez plus de temps, demandez un relevé de salaire et de revenus à l'IRS, bien qu'il faille s'attendre à attendre jusqu'en juin ou juillet pour qu'il arrive.

Option 2 : Fichier avec un formulaire de substitution. Remplissez le Formulaire 4852 (Substitut du Formulaire W-2) et estimez vos revenus et impôts retenus aussi précisément que possible. Soyez conscient que si le W-2 réel diffère considérablement de vos estimations, vous devrez peut-être modifier votre déclaration plus tard. Envisagez de travailler avec un professionnel de la fiscalité si vous n'êtes pas sûr.

Les pénalités auxquelles les employeurs sont confrontés en cas de non-respect des délais

Les employeurs qui ignorent leurs obligations de déclaration W-2 ne s'en sortent pas si facilement. L'IRS impose des pénalités par formulaire sans plafond :

• Jusqu'à 30 jours de retard : $60 par formulaire
• 31 jours jusqu'au 1er août : $120 par formulaire
• Après le 1er août ou non déposé : $310 per form
• Mépris intentionnel : $630 per form

Voici comment cela s'additionne : imaginez une entreprise avec 10 employés qui attend jusqu'en septembre pour envoyer les W-2. Comme des pénalités s'appliquent par formulaire ( à l'IRS, un à chaque employé), cela fait $310 doublé, ou $620 par employé. Pour 10 employés, la pénalité totale atteint 6 200 $—avant que les frais d'intérêt ne s'appliquent, ce qui n'augmente que ce que l'entreprise doit.

Ces pénalités substantielles existent pour s'assurer que les employés comme vous reçoivent réellement la documentation nécessaire pour déposer avec précision. Donc, si votre employeur n'a pas envoyé votre W-2 d'ici là, sachez que vous avez des outils légitimes pour faire pression et déposer votre déclaration à temps.