Obter o seu W-2 de um empregador anterior: Tudo o que precisa de saber

A época de declaração traz um desafio familiar: localizar todos os documentos necessários para apresentar a sua declaração antes do prazo do IRS. Se trocou de emprego no ano passado, obter um W-2 do seu antigo empregador é fundamental — e compreender as regras pode evitar penalizações e atrasos na entrega.

Compreender o W-2: O Seu Documento Fiscal Essencial

O que é que um formulário W-2 realmente mostra?

O W-2, oficialmente conhecido como Declaração de Rendimentos e Impostos, é a forma do seu empregador de reportar ao IRS exatamente quanto lhe pagaram e quais os impostos retidos. Este documento inclui:

• Compensação total: Os seus salários, gorjetas e qualquer outra remuneração recebida ao longo do ano
• Retenções federais: O valor exato do imposto de renda federal que o seu empregador reteve de cada pagamento, com base nas suas opções W-4
• Impostos de Segurança Social e Medicare: Contribuições feitas em seu nome, que estabelecem os seus créditos de benefício
• Retenções de impostos estaduais e locais: Quaisquer impostos de renda estaduais ou municipais retidos do seu salário
• Benefícios adicionais e deduções: Informações sobre contribuições para aposentadoria, prémios de seguro de saúde pagos antes dos impostos, e outros benefícios para empregados

O seu empregador anterior deve fornecer cópias tanto a si quanto ao IRS. A precisão deste documento afeta diretamente se a sua declaração corresponde aos registros do IRS — divergências podem desencadear auditorias e investigações.

O Prazo Crítico: Quando Deve Receber o Seu W-2?

Explicação do prazo de 31 de janeiro

A lei federal exige que todos os empregadores enviem os formulários W-2 aos empregados até 31 de janeiro do ano seguinte. Se 31 de janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é prorrogado para o próximo dia útil. Para o ano fiscal de 2023, por exemplo, todos os W-2s enviados por correio ou entregues eletronicamente até 31 de janeiro de 2024.

Este prazo dá aos empregados aproximadamente 2,5 meses para reunir documentos e preparar as declarações antes do prazo de 15 de abril.

Estratégias para Obter o Seu W-2 de um Empregador Anterior

Passo 1: Dê Tempo, Mas Fique Atento

Se ainda não recebeu o seu W-2 no final de janeiro, lembre-se de que atrasos postais são normais para documentos enviados por correio — podem chegar vários dias após o prazo de postagem. No entanto, se já passou de fevereiro e ainda não o tem, tome providências.

Passo 2: Contacte o Seu Antigo Empregador

Entre em contacto com o departamento de recursos humanos ou de folha de pagamento. Forneça-lhes:

• O seu endereço de correio ou email atual
• As datas de emprego
• Um pedido educado, mas firme, pelo formulário

Mencione que o IRS exige este formulário e peça um prazo estimado de entrega. Se mudou de residência desde que saiu do emprego, o seu W-2 pode ter sido enviado para um endereço desatualizado — uma causa comum de atrasos.

Passo 3: Verifique o Portal Online do Empregador

Muitas empresas agora oferecem acesso digital seguro aos W-2 através de portais de empregados. Se o seu antigo empregador disponibiliza este serviço:

• Faça login com as suas credenciais
• Faça o download do seu formulário imediatamente
• Guarde uma cópia para os seus registros

Isto evita completamente atrasos postais.

Passo 4: Escale para o IRS

Se o seu antigo empregador ignorar os seus pedidos, contacte o IRS pelo telefone 1-800-829-1040. Tenha à mão:

• O seu nome completo, endereço, número de Segurança Social e telefone
• As informações completas do seu antigo empregador
• As datas de início e fim do emprego
• Uma estimativa dos seus rendimentos anuais e retenções federais (com base no seu último recibo de pagamento)

O IRS irá procurar o formulário em falta em seu nome.

E Se Não Conseguir Esperar: Fazer a Declaração Sem o Seu W-2

Opção A: Solicitar uma Prorrogação de Prazo

Envie o Formulário 4868 para solicitar uma prorrogação de seis meses. Assim, pode entregar até 15 de outubro. Importante: a prorrogação é apenas para entregar, não para pagar os impostos devidos. Estime o seu imposto usando os seus recibos de pagamento e pague qualquer valor devido até 15 de abril.

Depois de ter mais tempo, peça uma Transcrição de Rendimentos e Ganhos ao IRS através da sua conta online. Este documento mostra exatamente o que o seu empregador reportou sobre os seus rendimentos e retenções. Note que obter esta transcrição pode levar até junho ou julho.

Opção B: Declarar usando um Formulário Substituto

Use o Formulário 4852 (Substituto do Formulário W-2) para estimar os seus rendimentos e impostos retidos o mais precisamente possível, com base nos seus recibos de pagamento. Tenha em mente: se o seu W-2 real posteriormente mostrar valores significativamente diferentes, terá que apresentar uma declaração retificadora.

Quando estiver em dúvida, consulte um profissional de impostos para garantir a precisão.

O que Acontece aos Empregadores que Não Enviam W-2: A Estrutura de Penalizações

Os empregadores enfrentam consequências financeiras graves por não cumprirem as obrigações de envio do W-2. O IRS aplica penalizações por formulário, sem limite superior:

Tabela de Penalizações 2024:

• Até 30 dias de atraso: $60 por formulário
• De 31 dias até 1 de agosto: $120 por formulário
• Após 1 de agosto ou não enviado: $310 por formulário
• Disregard intencional: $630 por formulário

Como as Penalizações se Multiplicam

Aqui está o detalhe importante: as penalizações aplicam-se por formulário ao IRS e por formulário a cada empregado. Uma empresa com 10 empregados enviando W-2 em setembro enfrentaria:

• 10 formulários × $310 = $3.100 ao IRS
• 10 formulários × $310 = $3.100 aos empregados
• Total: mínimo de $6.200

Adicione juros, e o custo aumenta rapidamente. Esta estrutura incentiva os empregadores a cumprirem o prazo de 31 de janeiro.

Conclusão

Obter o seu W-2 de um empregador anterior exige persistência, mas é simples quando conhece o processo. O seu antigo empregador é legalmente obrigado a fornecê-lo. Se ocorrerem atrasos, tome medidas através de contacto direto, portais online ou assistência do IRS. Se os prazos de entrega estiverem próximos, as prorrogações e formulários substitutos oferecem alternativas legítimas. Compreender os seus direitos e as penalizações para os empregadores que não cumprem permite-lhe navegar na época de impostos com confiança.