Hướng Dẫn Viết Kiểm Soát: Hướng Dẫn Đầy Đủ Để Quản Lý An Toàn Phương Thức Thanh Toán Cổ Điển Này

Trong một thời đại bị chi phối bởi ngân hàng kỹ thuật số và các ứng dụng thanh toán di động, séc vẫn giữ được sự liên quan đáng ngạc nhiên. Cho dù bạn đang thanh toán hóa đơn, nhận thanh toán từ doanh nghiệp, hay quản lý giao dịch với các tổ chức vẫn ưa thích các phương pháp truyền thống, việc biết cách viết một tấm séc đúng cách là một kỹ năng tài chính thiết yếu. Hướng dẫn toàn diện này bao gồm mọi thứ từ các bước ban đầu đến các thực hành bảo mật nâng cao.

Hiểu Về Séc Của Bạn: Ba Số Quan Trọng

Trước khi bạn viết một tấm séc, bạn cần xác định ba mã định danh thiết yếu trên sổ séc của mình:

Số Routing - Mỗi tổ chức tài chính có một mã định danh duy nhất gồm chín chữ số. Các ngân hàng sử dụng số này để xử lý giao dịch một cách chính xác và nó rất quan trọng cho bất kỳ hoạt động ngân hàng trực tuyến nào bạn khởi xướng.

Số Tài Khoản Của Bạn - Đây là mã nhận diện tài khoản kiểm tra cá nhân của bạn, phân biệt tài khoản của bạn với hàng ngàn tài khoản khác tại cùng một ngân hàng.

Số Kiểm Tra - Mỗi tấm séc vật lý đều có một số tuần tự xuất hiện ở góc trên bên phải và lại một lần nữa sau số tài khoản của bạn. Điều này giúp bạn theo dõi các tấm séc mà bạn đã phát hành.

Cách Viết Séc: Quy Trình Từng Bước

Việc nắm bắt chi tiết đúng rất quan trọng. Đây là những gì bạn cần làm:

Trường Ngày - Điền ngày hôm nay vào góc trên bên phải. Điều này thông báo cho người nhận khi séc được viết và trở nên quan trọng cho việc lưu trữ hồ sơ.

Thông tin Người Nhận - Trên dòng “Thanh toán cho” , hãy viết chính xác tên của người, doanh nghiệp, hoặc tổ chức nhận thanh toán. Độ chính xác rất quan trọng - việc viết sai tên có thể làm phức tạp quy trình gửi tiền.

Số tiền - Nhập số tiền đô la vào ô bên phải. Đặt chữ số đầu tiên của bạn càng gần với biên trái càng tốt. Điều này ngăn chặn những kẻ gian lận thêm chữ số trước số tiền của bạn (biến $100 thành $2,100, chẳng hạn như ).

Số tiền viết - Dưới dòng người nhận, viết bằng chữ số tiền. Đối với một tấm séc 243,26 đô la, viết “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100.” Điều này có tính ràng buộc pháp lý - nếu có sự khác biệt giữa số và số viết, phiên bản viết sẽ được ưu tiên.

Mục Ghi Chú - Ghi chú mục đích của séc cho (số tài khoản, thông tin nhà cung cấp, thông tin thuế). Mặc dù không bắt buộc, ghi chú này giúp cho việc tham khảo trong tương lai và theo dõi tài chính.

Chữ Ký Của Bạn - Ký vào dòng bên dưới bên phải. Nếu không có chữ ký này, séc của bạn sẽ không có giá trị pháp lý. Chữ ký của bạn đại diện cho sự ủy quyền của bạn để chuyển khoản số tiền đã nêu.

Ví dụ thực tiễn: Viết séc để thanh toán tiện ích

Giả sử bạn cần thanh toán cho công ty điện của bạn 113,97 đô la. Bảng sao kê của bạn cho biết bạn nên gửi thanh toán đến ABC Electric. Đây là cách bạn hoàn thành séc:

• Dòng ngày: Ngày 1 tháng 7 năm 2022 (ngày bạn gửi nó)
• Người nhận: ABC Electric
• Hộp số tiền: $113.97
• Số tiền ghi bằng chữ: Một trăm mười ba đô la và 97/100
• Ghi chú: Số tài khoản của bạn ( thường được yêu cầu bởi các dịch vụ tiện ích )
• Chữ ký: Sau khi xác minh tất cả thông tin

Gửi séc đã hoàn thành cùng với bất kỳ tài liệu cần thiết nào đến địa chỉ trên sao kê của bạn.

Các Thực Hành Bảo Mật Khi Bạn Viết Séc Ra

Bảo vệ bản thân khỏi gian lận séc đòi hỏi những biện pháp phòng ngừa có chủ đích:

Sử Dụng Mực Vĩnh Cửu - Bút mực ngăn chặn việc xóa hoặc thay đổi thông tin séc, khác với bút chì hoặc bút mực xóa được.

Không Bao Giờ Để Séc Trống - Tránh việc viết séc không đầy đủ hoặc ký séc trước khi điền đầy đủ thông tin.

Hoàn thành Tên Người Nhận và Số Tiền Trước - Đừng ký bất kỳ điều gì cho đến khi bạn đã nhập cả tên người nhận và số tiền thanh toán.

Tránh “Tiền mặt” làm Người thụ hưởng - Việc viết séc trả cho tiền mặt tạo ra lỗ hổng vì bất kỳ ai cũng có thể đổi chúng.

Không Để Lại Khoảng Trống Để Thêm Số - Điền đầy đủ vào tờ kiểm tra để ngăn chặn người khác chèn thêm số, đặc biệt là trong trường số tiền.

Theo Dõi Mọi Séc - Duy trì một sổ ghi chép ghi lại số séc, ngày tháng, người nhận, mô tả và số tiền. Sử dụng sổ ghi chép vật lý, bảng tính hoặc ứng dụng ngân hàng để theo dõi các khoản chi tiêu.

Đối chiếu hàng tháng - Cân bằng các báo cáo ngân hàng của bạn mỗi tháng để phát hiện sự khác biệt và đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận.

Kiểm tra Ủy quyền: Khi Bạn Là Người Nhận

Khi ai đó đưa bạn một séc, bạn phải ký tên vào đó trước khi gửi tiền hoặc rút tiền. Bước xác minh này giúp bảo vệ chống gian lận bằng cách xác nhận bạn là người nhận dự kiến.

Chứng thực tiêu chuẩn - Chỉ cần ký tên của bạn ở mặt sau. Điều này nhanh chóng nhưng ít an toàn nhất - bất kỳ ai cầm séc đã ký có thể đổi tiền.

Xác Nhận An Toàn - Viết “Chỉ Để Gửi Vào Số Tài Khoản XXXXXXXX” sau đó ký vào đây. Đợi đến ngay trước khi gửi tiền để thêm chữ ký của bạn nhằm đảm bảo an toàn tối đa.

Sự Ủng Hộ Của Bên Thứ Ba - Nếu bạn muốn chuyển một séc cho ai đó, hãy viết “Chi trả cho [Tên Người]” và ký. Lưu ý rằng không phải tất cả các ngân hàng đều chấp nhận phương pháp này.

Xác nhận Doanh Nghiệp - Khi một tấm séc được trả cho công ty của bạn, một đại diện có thẩm quyền phải ký với chức vụ và tên doanh nghiệp của họ.

Tình Huống Nhiều Người Nhận - Nếu được viết là “Jane và John Doe,” cả hai phải ký. Nếu được viết là “Jane hoặc John Doe,” bất kỳ ai cũng có thể ký.

Gửi Tiền Di Động - Nhiều ngân hàng yêu cầu ghi chú bổ sung như “Chỉ Dành Cho Gửi Tiền Di Động” ở mặt sau. Kiểm tra ứng dụng ngân hàng của bạn để biết yêu cầu cụ thể.

Gửi Kiểm Tra Của Bạn: Các Tùy Chọn Có Sẵn

Gửi tiền tại chi nhánh - Đến ngân hàng địa phương của bạn với séc đã ký và ID hợp lệ. Cung cấp cho nhân viên giao dịch cùng với phiếu gửi tiền hoặc hướng dẫn bằng lời.

Gửi Tiền Qua ATM - Hầu hết các máy ATM đều chấp nhận gửi tiền bằng séc. Đầu tiên hãy ký tên vào mặt sau của séc, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số máy yêu cầu sử dụng phong bì để gửi tiền.

Gửi tiền qua di động - Mở ứng dụng ngân hàng của bạn, chọn tài khoản nhận tiền, nhập số tiền và chụp ảnh cả mặt trước và mặt sau của tờ séc. Giữ tờ séc vật lý cho đến khi tiền được chuyển vào tài khoản của bạn, sau đó hủy nó.

Viết séc cho chính bạn

Điều này hoàn toàn hợp pháp và phục vụ như một phương thức rút tiền mặt thay thế hoặc một cách để chuyển tiền giữa các tài khoản của bạn. Chỉ cần viết tên của bạn vào dòng người thụ hưởng, hoàn thành các chi tiết khác, và gửi nó như bạn gửi bất kỳ séc nào.

Đặt hàng séc thay thế

Khi nguồn cung hiện tại của bạn gần hết, bạn sẽ cần đặt hàng thêm. Các tùy chọn bao gồm:

Ngân hàng trực tuyến - Đăng nhập vào trang web hoặc ứng dụng của ngân hàng của bạn, thường tìm thấy việc đặt séc dưới dịch vụ khách hàng hoặc cài đặt tài khoản.

Chi nhánh Ngân hàng - Đến trực tiếp hoặc gọi dịch vụ khách hàng để được hỗ trợ đặt hàng.

Nhà cung cấp bên thứ ba - Các công ty in séc độc lập cung cấp giá cả cạnh tranh, mặc dù bạn sẽ cần số định tuyến, số tài khoản và các thông tin ngân hàng khác.

Hãy có một tờ séc hiện có gần khi đặt hàng - nó chứa tất cả thông tin bạn cần. Chỉ định số tờ séc cuối cùng của bạn để lô mới tiếp tục đúng chuỗi. Chi phí thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp của thiết kế và nhà cung cấp.

Những Lưu Ý Quan Trọng Dành Cho Người Dùng Check

Séc Hẹn Ngày - Việc ghi ngày trong tương lai trên các séc là hợp pháp ở hầu hết các khu vực pháp lý, mặc dù luật tiểu bang có sự khác biệt. Một số người sử dụng điều này khi thanh toán sớm hoặc nếu tiền không được giải phóng trước ngày đáo hạn.

Thanh toán IRS - Làm séc trả cho Kho bạc Hoa Kỳ ( không phải cho IRS) và bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số An sinh xã hội, năm thuế và số mẫu.

Gửi séc tại ATM - Xác minh rằng ngân hàng của bạn cho phép gửi séc qua ATM trước khi thử. Không phải tất cả các tổ chức đều cung cấp dịch vụ này.

Tại Sao Kiểm Tra Vẫn Quan Trọng

Mặc dù cuộc cách mạng kỹ thuật số trong ngân hàng, séc vẫn có giá trị trong những tình huống cụ thể mà người nhận yêu cầu hoặc ưa thích chúng. Hiểu cách viết séc đúng cách - và cách xử lý chúng một cách an toàn - đảm bảo bạn có thể quản lý những giao dịch này một cách tự tin. Kết hợp với việc lưu giữ hồ sơ đúng cách và đối chiếu hàng tháng, việc viết séc vẫn là một thành phần đáng tin cậy trong quản lý tài chính toàn diện.