Lấy W-2 từ nhà tuyển dụng trước: Tất cả những gì bạn cần biết

Mùa thuế mang đến một thử thách quen thuộc: tìm kiếm tất cả các tài liệu cần thiết để nộp tờ khai trước hạn chót của IRS. Nếu bạn đã chuyển công việc trong năm ngoái, việc lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ là rất quan trọng—và hiểu rõ các quy tắc có thể giúp bạn tránh bị phạt và chậm nộp hồ sơ.

Hiểu về W-2: Tài liệu Thuế Cần Thiết của Bạn

W-2 thực sự thể hiện những gì?

W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là cách nhà tuyển dụng của bạn báo cáo với IRS chính xác số tiền họ đã trả bạn và thuế đã trừ. Tài liệu này bao gồm:

• Tổng thu nhập: Lương, tiền tips và các khoản thù lao khác nhận trong năm
• Thuế liên bang đã trừ: Số tiền thuế thu nhập liên bang chính xác mà nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ mỗi paycheck dựa trên lựa chọn W-4 của bạn
• Thuế An sinh xã hội và Medicare: Các khoản đóng góp thay mặt bạn, xác định quyền lợi của bạn
• Thuế thu nhập bang và địa phương: Bất kỳ khoản thuế thu nhập bang hoặc địa phương nào bị trừ khỏi lương của bạn
• Các khoản lợi ích và khấu trừ bổ sung: Thông tin về đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế đã trả trước thuế, và các lợi ích nhân viên khác

Nhà tuyển dụng cũ của bạn phải cung cấp bản sao cho bạn và IRS. Độ chính xác của tài liệu này ảnh hưởng trực tiếp đến việc tờ khai thuế của bạn có khớp với hồ sơ của IRS hay không—sai lệch sẽ kích hoạt kiểm tra và điều tra.

Thời hạn quan trọng: Khi nào bạn nhận được W-2?

Giải thích hạn chót ngày 31 tháng 1

Luật liên bang quy định tất cả các nhà tuyển dụng phải gửi W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Ví dụ, đối với năm thuế 2023, tất cả W-2 cần được gửi qua bưu điện hoặc gửi điện tử trước ngày 31 tháng 1 năm 2024.

Thời hạn này cho phép nhân viên có khoảng 2,5 tháng để thu thập tài liệu và chuẩn bị nộp thuế trước hạn chót ngày 15 tháng 4.

Chiến lược lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ

Bước 1: Đợi một thời gian, nhưng vẫn cảnh giác

Nếu bạn chưa nhận được W-2 vào cuối tháng 1, hãy nhớ rằng chậm trễ bưu chính là bình thường đối với các tài liệu gửi qua thư—chúng có thể đến vài ngày sau hạn gửi. Tuy nhiên, nếu đã qua tháng 2 và bạn vẫn chưa có, hãy hành động.

Bước 2: Liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn

Liên hệ trực tiếp bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương. Cung cấp cho họ:

• Địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn
• Thời gian làm việc của bạn
• Yêu cầu lịch trình dự kiến giao hàng một cách lịch sự nhưng kiên quyết

Nhắc rằng IRS yêu cầu mẫu này và hỏi thời gian dự kiến giao hàng. Nếu bạn đã chuyển nơi ở kể từ khi rời công ty, W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ—đây là lý do phổ biến gây chậm trễ.

Bước 3: Kiểm tra cổng thông tin trực tuyến của nhà tuyển dụng

Nhiều công ty hiện cung cấp truy cập an toàn vào W-2 qua cổng nhân viên. Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn cung cấp dịch vụ này:

• Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn
• Tải xuống mẫu của bạn ngay lập tức
• Lưu bản sao để lưu trữ

Điều này hoàn toàn tránh được chậm trễ qua bưu điện.

Bước 4: Nâng cấp lên IRS

Nếu nhà tuyển dụng cũ của bạn bỏ qua yêu cầu của bạn, hãy liên hệ IRS tại 1-800-829-1040. Chuẩn bị sẵn:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số An sinh xã hội và số điện thoại của bạn
• Thông tin liên hệ đầy đủ của nhà tuyển dụng cũ
• Thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc của bạn
• Ước tính thu nhập hàng năm và số thuế đã khấu trừ (dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn)

IRS sẽ theo đuổi mẫu thiếu này thay bạn.

Nếu không thể chờ đợi: Nộp thuế mà không có W-2 của bạn

Lựa chọn A: Yêu cầu gia hạn nộp thuế

Nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng. Bạn sẽ có đến ngày 15 tháng 10 để nộp. Lưu ý quan trọng: gia hạn này chỉ áp dụng cho việc nộp hồ sơ, không phải cho việc thanh toán thuế còn nợ. Ước tính số thuế của bạn dựa trên phiếu lương, và thanh toán bất kỳ số tiền nào còn thiếu trước ngày 15 tháng 4.

Khi có thêm thời gian, hãy đặt hàng Bản sao kê Thu nhập và Lương từ IRS qua tài khoản trực tuyến của bạn. Tài liệu này cho thấy chính xác những gì nhà tuyển dụng đã báo cáo về thu nhập và khoản khấu trừ của bạn. Lưu ý rằng việc lấy bản sao kê này có thể mất đến tháng 6 hoặc tháng 7.

Lựa chọn B: Nộp bằng mẫu thay thế

Sử dụng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2) để ước tính thu nhập và thuế đã khấu trừ chính xác nhất dựa trên phiếu lương của bạn. Nhớ rằng: nếu sau này W-2 thực tế của bạn cho thấy số liệu khác biệt đáng kể, bạn sẽ cần nộp tờ khai sửa đổi.

Trong trường hợp không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để đảm bảo chính xác.

Điều gì xảy ra với nhà tuyển dụng không gửi W-2: Cơ cấu phạt

Nhà tuyển dụng phải đối mặt với hậu quả tài chính nghiêm trọng nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ gửi W-2. IRS áp dụng phạt theo từng mẫu mà không giới hạn:

Lịch phạt 2024:

• Trễ tối đa 30 ngày: $60 mức phạt theo mẫu
• Từ 31 ngày đến 1 tháng 8: $120 mức phạt theo mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mức phạt theo mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua: $630 mức phạt theo mẫu

Cách tính phạt nhân lên

Điều quan trọng là: phạt áp dụng theo từng mẫu gửi cho IRS và theo từng mẫu gửi cho từng nhân viên. Một công ty có 10 nhân viên gửi W-2 vào tháng 9 sẽ phải đối mặt với:

• 10 mẫu × $310 = $3,100 đến IRS
• 10 mẫu × $310 = $3,100 đến nhân viên
• Tổng cộng: ít nhất $6,200

Thêm vào đó là lãi suất, chi phí sẽ tăng nhanh chóng. Cấu trúc này thúc đẩy nhà tuyển dụng nộp đúng hạn ngày 31 tháng 1.

Kết luận

Việc lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ đòi hỏi sự kiên trì nhưng khá đơn giản khi bạn biết quy trình. Nhà tuyển dụng của bạn có nghĩa vụ pháp lý cung cấp nó. Nếu xảy ra chậm trễ, hãy hành động qua liên hệ trực tiếp, cổng trực tuyến hoặc sự trợ giúp của IRS. Trong trường hợp hạn nộp thuế sắp đến, các phương án gia hạn và mẫu thay thế là các lựa chọn hợp pháp. Hiểu rõ quyền lợi của mình và các hình phạt của nhà tuyển dụng vì không tuân thủ giúp bạn tự tin vượt qua mùa thuế.