Cách tính khấu hao: Hướng dẫn thực hành cho chủ doanh nghiệp

Thực tế tài sản giảm giá trị như thế nào

Khi bạn mua thiết bị hoặc máy móc cho doanh nghiệp, chúng sẽ mất giá dần dần, không phải một lần. Đây là nguồn gốc của phương pháp tính khấu hao - cách phân chia chi phí của tài sản trong nhiều năm dựa trên mức độ sử dụng

Ví dụ đơn giản: Công ty mua xe ô tô giá 100.000 บาท, dự kiến sử dụng trong 5 năm. Thay vì trừ toàn bộ chi phí 100.000 บาท trong năm đầu, nó sẽ trừ 20.000 บาท mỗi năm trong 5 năm. Đây là cốt lõi của khấu hao

Tại sao quan trọng đối với kế toán và thuế

Khấu hao có ý nghĩa song song: Thứ nhất, phản ánh thực tế rằng tài sản thực sự mất giá trị. Thứ hai, giúp công ty phân bổ chi phí và giảm thuế một cách chính xác.

Các công ty có nhiều tài sản cố định (như nhà máy, máy móc) sẽ có giá trị khấu hao cao hơn, dẫn đến lợi nhuận hiển thị thấp hơn. Nhưng điều này là bình thường và quan trọng để phân tích tài chính chính xác.

Chúng ta sẽ thấy sự khác biệt này khi so sánh với EBIT và EBITDA:

• EBIT (lợi nhuận trước lãi vay và thuế): không bao gồm khấu hao trong tính toán
• EBITDA (lợi nhuận trước lãi vay, thuế, khấu hao và phân bổ): cộng lại khấu hao để xem lợi nhuận thực sự từ hoạt động

Tài sản nào có thể tính khấu hao

Không phải tất cả đều có thể trừ khấu hao. Tài sản phải đáp ứng 3 điều kiện:

1. Thuộc sở hữu của bạn - Công ty sở hữu và sử dụng trong hoạt động kinh doanh
2. Có tuổi thọ xác định được - Không phải tài sản không có hạn
3. Tồn tại hơn 1 năm - Phải là tài sản dài hạn

###Tài sản có thể tính khấu hao: Xe cộ, tòa nhà, thiết bị văn phòng, máy tính, máy móc, bằng sáng chế, bản quyền, phần mềm

###Tài sản không thể tính khấu hao: Đất đai, sưu tập (nghệ thuật, đồng tiền), đầu tư (cổ phiếu, trái phiếu), tài sản cá nhân, tài sản sử dụng dưới 1 năm

4 phương pháp chính để tính khấu hao

1. Phương pháp đường thẳng (Straight-Line) - đơn giản nhất

Chia giá trị tài sản cho số năm sử dụng. Kết quả là số tiền trừ mỗi năm.

Ưu điểm: Rất đơn giản, ít sai sót, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ.

Nhược điểm: Không tính đến việc tài sản có thể mất giá nhanh trong giai đoạn đầu hoặc chi phí bảo trì tăng theo tuổi.

2. Phương pháp giảm dần hai lần (Double-Declining Balance) - nhanh nhất

Khấu hao nhiều hơn trong giai đoạn đầu, ít hơn theo thời gian.

Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh hơn, tăng khả năng giảm thuế trong năm đầu, giúp bù đắp chi phí bảo trì tăng lên.

Nhược điểm: Không có lợi nếu doanh nghiệp đã lỗ thuế sẵn.

3. Phương pháp giảm dần theo tỷ lệ (Declining Balance) - giảm nhanh

Tương tự phương pháp hai lần, nhưng sử dụng tỷ lệ thấp hơn. Việc trích khấu hao giảm dần mỗi năm.

4. Phương pháp theo đơn vị sản xuất (Units of Production) - dựa trên thực tế sử dụng

Tính khấu hao dựa trên mức độ sử dụng thực của tài sản, không theo thời gian, ví dụ số giờ hoạt động hoặc số đơn vị sản xuất.

Ưu điểm: Chính xác cao, phản ánh đúng mức độ sử dụng thực.

Nhược điểm: Khó áp dụng, cần theo dõi sử dụng liên tục.

Phân bổ chi phí (Amortization) là gì

Nếu khấu hao áp dụng cho tài sản hữu hình, thì phân bổ chi phí áp dụng cho tài sản vô hình và khoản vay.

Phân bổ có hai ý nghĩa:

Thứ nhất: Tóm tắt việc giảm giá trị của tài sản vô hình (như bản quyền, bằng sáng chế, thương hiệu) theo một khoảng thời gian.

Thứ hai: Nơi người vay trả nợ vay theo kỳ hạn đều đặn, mỗi lần gồm lãi và gốc.

Ví dụ về tài sản vô hình

Công ty có bản quyền máy móc trị giá 10.000 บาท, thời gian sử dụng 10 năm, phân bổ mỗi năm là 1.000 บาท (10,000 ÷ 10)

Ví dụ về khoản vay

Vay 10.000 บาท, trả gốc mỗi năm 2.000 บาท, phân bổ chi phí là 2.000 บาท.

Trong vay mua ô tô hoặc nhà, mỗi tháng sẽ chia ra phần lãi và gốc. Ban đầu trả nhiều lãi hơn, theo thời gian trả nhiều gốc hơn. Cuối cùng trả hết toàn bộ.

Sự khác biệt quan trọng giữa khấu hao và phân bổ chi phí

Mẹo chọn phương pháp tính khấu hao phù hợp

Chọn đường thẳng nếu: Doanh nghiệp nhỏ, hệ thống kế toán đơn giản, tài sản mất giá đều đặn.

Chọn giảm dần nếu: Muốn thu hồi vốn nhanh, cần giảm thuế cao trong năm đầu.

Chọn theo đơn vị sản xuất nếu: Tài sản có tuổi thọ phụ thuộc vào mức độ sử dụng, có hệ thống theo dõi tốt.

Tóm lại

Khấu hao và phân bổ chi phí là công cụ quan trọng trong kế toán. Không chỉ giúp phản ánh giá trị tài sản giảm thực tế, mà còn giúp giảm thuế và lập kế hoạch tài chính tốt hơn. Việc chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của tài sản và nhu cầu của doanh nghiệp bạn